PLAZOS PARA CONSERVAR NÓMINAS Y CONTRATOS DE TRABAJO
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PLAZOS PARA CONSERVAR NÓMINAS Y CONTRATOS DE TRABAJO
Conforme
a los artículos 30 del Código Fiscal de la Federación (CFF), 15 de la Ley del
Seguro Social (LSS) y 804 de la Ley Federal del Trabajo (LFT) el patrón debe
conservar la documentación inherente a la relación laboral.
El
artículo 30 del CFF señala que la contabilidad y toda documentación relacionada
con el cumplimiento de las obligaciones fiscales deberán conservarse durante un
plazo inicial forzoso de 5 años, contando a partir de la fecha en que se presentaron
o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas. Este
plazo, según lo dispone el artículo 67 del propio Código puede ampliarse a 10
años cuando medien las facultades de comprobación que tienen las autoridades
fiscales.
La
fracción II del artículo 15 de la LSS establece que los patrones deben llevar
registros, tales como nóminas y listas de raya en las que se asiente
invariablemente el número de días trabajados y los salarios percibidos por sus
trabajadores. El mismo artículo señala que es obligatorio conservar estos
registros durante 5 años siguientes al de su fecha.
El
artículo 804 de la LFT señala que el patrón tiene obligación de conservar y
exhibir en juicio los documentos siguientes:
·
Contratos individuales de trabajo que se celebren, cuando no
exista contrato colectivo o contrato ley aplicable.
·
Lista de raya o nómina de personal, cuando se lleven en el
centro de trabajo; o recibos de pagos de salarios.
·
Controles de asistencia, cuando se lleven en el centro de
trabajo;
·
Comprobantes de pagos de participación de utilidades, de
vacaciones, de aguinaldos o de primas.
·
Los demás que señalen las leyes.
Difiere
la LFT de la LSS y del CFF en el hecho de que estas dos últimas
reglamentaciones señalan un plazo mínimo de 5 años de conservación de la
documentación y la primera considera plazos específicos menores, como sigue:
Respecto
al numeral 1 la LFT obliga a conservarlos en tanto dure la relación laboral y
hasta un año después. La documentación que se señala en los numerales 2, 3 y 4
debe conservarse durante el último año de la prestación del servicio y un año
después de que se extinga la relación laboral. La documentación a que se alude
en el numeral 5 debe conservarse conforme a las disposiciones de la ley de que
se trate. De lo expuesto podemos concluir que no es factible desde el punto de
vista legal el que al patrón se le requiera documentación que compruebe las
características de la relación laboral después de 1 año de terminada esta, no
obstante que por disposiciones del CFF y de la Ley del Seguro Social deba aún
conservarla.
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